! Срок обязательного хранения первичных документов в соответствии с законодательством РФ составляет 5 лет, но в случае некоторых кадровых документов может составлять и 75 лет.
Для компаний с большим документооборотом процесс архивации, хранения а, главное, поиска нужной информации может превратиться в настоящую головную боль. Наш бухгалтерский центр избавит Вас от ненужных проблем и организует управление вашими архивами и уничтожение ненужных документов при полной конфиденциальности всего процесса и ваших данных.
Вывоз сейф-контейнеров и уничтожение черновиков и документов
Наш Бухгалтерский центр организует прямое взаимодействие представителей Заказчика с менеджером Архиватора, который предоставляет услуги по уничтожению всех документов (уничтожение бухгалтерских документов) исключительно собственными ресурсами, не используя субподрядчиков, что исключает возможность доступа третьей стороны к информации Заказчика, содержащейся в документах для конфиденциального уничтожения. Таким образом, в процессе уничтожения участвуют только сотрудники Архиватора, прошедшие проверку службы безопасности и подписавшие соглашение о конфиденциальности.
∗ Даже в малой организации каждый день появляются черновые документы, не включенные в архивные дела, которые отправляются в лучшем случае в офисный шреддер, а часто просто в корзину бухгалтера или менеджера. Между тем, любой черновик может стать источником ценной и часто секретной информации о деятельности Вашей компании.
План вывоза содержимого сейф-контейнеров:
- сотрудники Архиватора приезжают в офис клиента и в его присутствии открывают контейнер, принимают заполненный инкассаторский мешок, завязывают его и опечатывает пломбой;
- номер пломбы мешка заносится в протокол, а штрих-код на инкассаторском мешке сканируется;
- далее все мешки загружаются в автомобили Архиватора и безопасно доставляются на терминал для уничтожения. На протяжении всей транспортировки, возможно осуществлять онлайн-контроль над перемещением документов до терминала уничтожения;
- в зоне шредирования (физического уничтожения) пломба срезается и содержимое инкассаторского мешка уничтожается;
- после уничтожения выдаётся сертификат Архиватора, подтверждающий выполнение процедуры конфиденциального уничтожения данных.
! Процесс уничтожения может производится в присутствии представителя Клиента, либо Клиенту по запросу может быть предоставлена видеозапись процесса уничтожения.
Архивация и хранение документов
♦ Первичная приёмка документов осуществляется в соответствии с чёткими процедурами, принятыми в компании Архиватора, сотрудники операционного отдела пакуют документы клиента в стандартные короба Архиватора. На каждый короб наносится штрих-код и тот же штрих-код заносится в Протокол Содержимого короба. В Протоколе отмечается: Название отдела (по названию отдела можно разграничить доступ внутри компании), срок хранения документов (при наступлении этого срока система направляет клиенту уведомление, что документы могут быть уничтожены), и названия папок. Протокол подписывается обеими сторонами, оригиналы протоколов остаются у Клиента, а копии — у Архиватора. Вся информация о коробе остается в системе Архиватора даже после его уничтожения. Регистр ведется при помощи специализированной компьютерной системы (archive management system — AMS);
♦ Хранение документов: документы хранятся в специальных архивных коробах из прочного и долговечного трехслойного картона. Короба помещаются в архив на стеллажи. Все короба, которые хранятся на ответственном хранении у Архиватора, абсолютно идентичны и неразличимы между собой.
♦ Принципы хранения на терминале Архиватора – это хаотичное, динамичное и анонимное размещение. Хаотичное хранение означает, что все короба клиента распределены по всему массиву архивного терминала. Динамичное хранение означает, что в течение своего жизненного цикла архивный короб перемещается по хранилищу; в том случае, если короб был заказан на доставку, короб гарантировано вернётся на другое место на архивных полках; в том случае, если короб никогда не покидал хранилище, у Архиватора существуют регулярные процедуры перемещения коробов внутри хранилища. Анонимное хранение – использование идентичных коробов.
♦ Архив представляет собой отдельно стоящее здание – терминал класса А, окруженное по периметру забором со специальными датчиками, оснащенный самыми современными средствами противопожарной безопасности и многоуровневой физической и электронной системой защиты от любого несанкционированного вторжения. В архиве поддерживается требуемый температурно-влажностный режим в соответствии с Основными Правилами Работы Архивов Организаций (ВНИИДАД, одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.). Архиватор предлагает всем Клиентам Бухгалтерского центра ДиСт бесплатное использование архивных коробов.
♦ Создание электронного архива документов. Архиватор создает цифровой архив документов Заказчика и осуществляет сканирование документов, индексацию, распознавание и каталогизацию. Оригиналы документов помещаются на безопасное хранение электронных документов у Архиватора. Оцифрованные документы могут храниться как на сервере клиента, так и на сервере Архиватора. Если массив цифрового архива будет храниться на сервере Архиватора, то доступ к архиву может осуществляться через Internet с официального сайта Архиватора в защищённом доступе.
♦ Хранение медианосителей данных осуществляется в специальном хранилище-сейфе (анг. — VAULT) с отдельной трех-уровневой системой доступа, круглосуточным видео-наблюдением, отдельной газовой системой пожаротушения. Стены сейфа выполнены из четырехслойного материала, препятствующего физическому вторжению и внешней высокой температуре – при воздействии +1500С◦ температура внутри изменяется не более чем на +2С◦ на протяжении 3 часов. В хранилище поддерживается наиболее благоприятный режим хранения для электромагнитных носителей (температура +16С◦, влажность 40%, защита от электромагнитного излучения, фильтрация воздуха). Управление хранением электро-магнитных носителей также организуется при помощи штрих-кодовых технологий с использованием системы AMS, что также позволяет полностью отслеживать их «жизненный цикл».
_____________________________________________________
Бухгалтерский центр ДиСт (организация архивного хранения документов) является авторизованным дилером одного из лидеров рынка управления корпоративными архивами, который предоставит 100% гарантию полной сохранности Ваших документов, а также удобные возможности для их быстрого поиска и извлечения для текущей работы.
_____________________________________________________